Fruto de la emergencia sanitaria originada por el COVID-19, el teletrabajo y las reuniones virtuales han multiplicado su popularidad. De hecho, datos del Banco de España muestran que el trabajo a distancia ha sido valorado como la estrategia más importante para un 80% de las empresas del sector servicios en nuestro país. Esto implica, por ejemplo, conferencias y reuniones recurriendo a herramientas tan interesantes como Skype for Business, a las que se puede sacar mucho partido teniendo en cuenta algunos consejos como los de este artículo.

Recomendaciones generales para una reunión online

Este tipo de encuentros tienen que interpretarse como algo productivo y motivador. La reunión debe comenzar con una invitación en la que se debe plasmar el objetivo de esta y la agenda a seguir. De esta forma, puedes declinar la invitación si entiendes que no va a ser útil para ti.

De 30 a 60 minutos es la duración perfecta para una reunión. ¿Por qué? Muy sencillo: superado este tiempo, la atención de los asistentes se diluye, y es posible que comiencen a ejecutar otras tareas paralelas que nada tienen que ver con el objetivo del encuentro. En este sentido, invita siempre al número justo y necesario de participantes. Y es que la idea de una buena reunión online suele basarse en la participación activa, algo más complicado si hay muchas intervenciones simultáneas.

Si es posible, conéctate con cable (evitando el Wifi) para evitar problemas de conectividad. Por otro lado, si es necesario utilizar un altavoz, recuerda las limitaciones de este tipo de dispositivos: haz que los intervinientes en la reunión estén lo suficientemente cerca de él.

El papel del moderador

Es crucial. Este papel suele recaer, por pura lógica, en la persona que ha organizado la reunión. Entre sus funciones está la de controlar los tiempos de intervención (cronometrando si es necesario) y revisar que los asistentes se mantienen activos; un buen recurso para conseguirlo es preguntar por sus opiniones.

Los moderadores también deben garantizar el acceso correcto a la información que se está tratando, sin olvidar la escucha activa: agradece cada aportación de tus compañeros. ¿Has detectado que la reunión se desvía de su objetivo? Corta educadamente y propón otra reunión para abordar únicamente ese tema que ha surgido

La gran utilidad de Skype for Business

Es la herramienta que utilizamos en BSH Electrodomésticos España por varias razones. La primera es la posibilidad de reunir a personal interno y externo de la compañía, con una ventaja añadida: no es necesario que tengan instalado el programa. Hacerlo es tan sencillo como crear una convocatoria en Outlook con los datos oportunos.

Se puede participar mediante voz o con la webcam desde un dispositivo móvil o un ordenador. El recurso de conectarse con la webcam suele ser bastante efectivo para conseguir que todos los participantes se sientan activos, sobre todo si la reunión la has organizado con aquellas personas con las que trabajas más estrechamente de forma habitual.

Sácale el máximo partido a opciones como la de compartir el escritorio, algo que también puede hacer un asistente externo si le conviertes en moderador. Otra herramienta muy útil es la pizarra virtual, perfecta para aclarar los conceptos que se están tratando. Al terminar, puedes guardar la imagen y distribuirla entre las personas oportunas.

¿Hay que tomar decisiones?

Recurre a los sondeos en tiempo real de Skype. Recuerda que una buena reunión es aquella en la, efectivamente, se deciden cosas relevantes, y además termina con una asignación de tareas concretas y un calendario para ejecutarlas. ¡No olvides hacer un acta de todo ello! Documentar los temas y los acuerdos es imprescindible para que las decisiones tengan validez. Si te facilita la tarea, incluso es posible grabar la reunión con herramientas como FastStone, aunque debes notificarlo y pedir permiso a los asistentes para hacerlo.

Para finalizar la reunión virtual, dedica los últimos 5-10 minutos a resumir todo los temas abordados y fijar los siguientes puntos de actuación. Una buena manera de saber que todo ha ido bien y evitar errores en reuniones futuras, es pedir feedback a alguno de los asistentes: pregunta sin miedo (siempre por separado) por la valoración del desarrollo de la reunión.

¿Utilizas habitualmente el recurso de las reuniones virtuales? ¿Cuál crees que es el consejo más valioso para que sean exitosas?